Trois décisions

Moment 1 sur 3

Votre gestionnaire vous demande un résumé d'un rapport interne de quarante pages pour demain matin. Le rapport contient les noms et les coordonnées de personnes ayant déposé une plainte. Vous ouvrez l'outil d'IA.

A. Je colle le rapport en entier : c'est un outil approuvé par l'organisation. Les renseignements personnels des plaignants viennent de sortir de votre organisation. L'approbation de l'outil porte sur l'outil, pas sur ce que vous y mettez : elle ne vous autorise pas à y déposer des renseignements confidentiels. Trois semaines plus tard, une demande d'accès à l'information oblige votre organisation à documenter où ces données ont circulé. Vous passez le reste du mois en gestion d'incident.

B. Je retire les noms, les coordonnées et tout détail qui permettrait de reconnaître un plaignant, puis je colle le reste. Le résumé sort en vingt minutes au lieu de trois heures, et rien de ce qui est sorti ne permet de reconnaître un plaignant. Vous relisez le résumé contre le rapport avant de l'envoyer. C'est là que vous repérez le problème du moment suivant. Votre gestionnaire a son résumé pour demain matin.

C. Je refuse d'utiliser l'outil et je résume à la main. Rien ne sort, et c'est bien. Mais vous y passez la soirée, et la prochaine personne à qui on demandera la même chose n'aura pas votre prudence. Refuser protège une fois ; savoir quoi retirer protège chaque fois. Le résumé est prêt, à minuit.

Moment 2 sur 3

Le résumé produit contient une phrase précise : « la majorité des plaintes concernent les délais d'attente ». Vous parcourez le rapport et vous ne retrouvez cette affirmation nulle part.

A. Je la laisse : elle est plausible et le rapport est long, elle doit s'y trouver. Le résumé remonte à la direction, puis dans une présentation au comité. Deux mois plus tard, quelqu'un demande la source du chiffre. Il n'y en a pas. Ce n'est pas la machine qui a menti. C'est vous qui avez signé. Votre crédibilité paie l'addition, pas celle de l'outil.

B. Je la retire et je le signale à mon gestionnaire. Vous venez de faire exactement ce que la formation exige : vous restez responsable de ce qui est vrai. L'outil produit la forme ; la substance vous appartient. Votre gestionnaire apprend au passage que le résumé a été relu, ce qui vaut plus que le résumé lui-même. Le document part avec ce qui est vérifiable, et rien d'autre.

C. Je demande à l'outil de me citer le passage exact du rapport. Bon réflexe, mais insuffisant : l'outil peut produire une citation aussi inventée que l'affirmation. La vérification ne peut pas être faite par ce qui doit être vérifié. Vous finissez par ouvrir le rapport vous-même. C'était l'étape à faire d'emblée. Vous perdez vingt minutes, mais vous ne signez rien de faux.

Moment 3 sur 3

Un collègue vous écrit : « Tu peux me faire passer ton accès à l'outil ? Je n'ai pas encore fait la formation et j'ai un truc urgent. »

A. Je lui prête mon accès : c'est urgent, et il est prudent. L'utilisation de l'outil sans formation préalable est interdite, et tout ce qui sera fait sous votre accès sera enregistré à votre nom. Vous venez d'endosser des décisions que vous ne verrez jamais. C'est votre registre, pas le sien.

B. Je refuse et je lui explique pourquoi. La formation préalable n'est pas une formalité administrative : c'est la condition d'accès. En le lui expliquant plutôt qu'en refusant sèchement, vous transformez un refus en information utile. Il s'inscrit à la formation le jour même. Il a son accès la semaine suivante, à son nom.

C. Je fais la tâche moi-même pour lui rendre service. Rien d'irrégulier : vous êtes formé, l'usage est à votre nom, la trace est cohérente. Mais vous venez d'apprendre à votre collègue qu'il peut contourner la formation en vous la déléguant. La troisième fois, vous direz non de toute façon. Le travail est fait. Le problème est reporté.

Ça entre, ou ça n'entre pas

• Un communiqué déjà publié sur votre site. Vous voulez en tirer trois versions courtes pour les réseaux sociaux. Ça entre. L'information est déjà publique. Rien de nouveau ne sort de l'organisation.
• La liste du personnel avec les numéros d'assurance sociale. Vous voulez la reformater en tableau propre. Ça n'entre pas. Renseignements personnels sensibles. Le reformatage n'est jamais une raison suffisante. Un chiffrier fait le même travail sans rien faire sortir.
• Un texte de loi publié dans la Gazette officielle. Vous voulez le vulgariser pour vos collègues. Ça entre. Texte public. Attention toutefois à vérifier la vulgarisation contre l'original : c'est là que le sens se déforme.
• Vos notes d'une rencontre avec un usager. Vous voulez en tirer un compte rendu structuré. Ça n'entre pas. Même sans le nom, le contexte suffit souvent à identifier la personne. La réidentification est le risque qu'on sous-estime le plus.
• Un gabarit de courriel vide, sans destinataire. Vous voulez en améliorer la formulation. Ça entre. Aucun contenu confidentiel. C'est exactement le genre d'usage où l'outil fait gagner du temps sans rien risquer.
• Le dossier d'un employé en processus disciplinaire. Vous voulez un résumé chronologique des faits. Ça n'entre pas. Renseignements personnels dans un contexte à conséquences pour la personne. Le fait que ce soit long à lire n'y change rien.
• Des résultats de laboratoire dont les noms ont été retirés. Vous voulez en tirer des tendances. Ça n'entre pas. Retirer les noms n'anonymise pas : une combinaison de dates, d'âges et de codes suffit souvent à remonter à une personne. L'anonymisation est un travail en soi, pas un effacement.
• Une politique interne déjà diffusée à tout le personnel. Vous voulez en faire une foire aux questions. Ça entre. Diffusée à l'interne sans mention de confidentialité, elle ne contient rien de personnel. Vérifiez tout de même son statut avant : « interne » ne veut pas toujours dire « librement partageable ».